第一条 目的
对公司的有关工程造价咨询有关的文件和资料进行控制与管理，确保公司的相关文件和资料处于受控状态。
第二条 范围
适用公司有关工程咨询的成品文件和资料，（如工程预结算书、工程预结算计算纸、审核底稿、标书、合同）包括外来文件（如国际国家行业标准、法律法规、客户提供的建筑工程施工图、预结算书、计算底稿、变更联系单、补充协议书等）。
第三条 职责
1、公司总师室负责对有关工程咨询的文件和资料的保管和归档工作。
2、综合管理部负责电子软件的文件和资料的管理。
3、总工程师负责监督上述二部门开展业务档案的保管和归档并鉴发与工程负责有关的文件和资料。
4、公司负责人定期组织相关部门检查业务档案的管理工作。
第四条 制度
1、与工程咨询有关的文件与资料，统称为业务档案，其具体分类如下：
工程文件：工程预算、结算书、工程概算书、工程评估书、工程概算、预算、结算计算纸原稿、招、投标书、证书、合同书、委托书、授权书、代理书、工程结算、审核报告、技术资料、工程概、预、结算规范、施工图、规划图、规划、总平、祥规、平、立剖图、客户提供的其他图纸、法律法规、国际国家有关建设工程、招投标等方面的法律、法规、定额、省际地区有关的地方性法律法规价格信息。
2、上述文件统一由总工程师指定工程部专人负责保管和归档具体工作为：
收集、整理、编目、标识、贮存、并统一登记立册。登记立册应保持清晰，易于识别和检索，并归定保存期限。当上述文件超过保存期限时，应填写销毁申请单，经总工程师审核，公司负责人审查批准意见后，由二人监督予以销毁。
3、储存在电脑中的电子文件与资料，由公司负责人指定综合管理部等人负责保管和储存，具体工作为：
软件储存在硬盘中应注意病毒侵入，必要时应留有备份，并有防火设置， 必要时有关文件应予以加密。
4、业务档案分为受控与非受控二类，由总工程师负责识别，并用"受控""非受控" 予以标识， "受控"类业务档案原则上不得复印与外借，只限于本业务有关的人员使用(特殊情况由总工程师批准)， "非受控" 业务档案，如需外借须经总工程师批准，并由经办人登记。
5、对于客户提供的技术图纸，相关资料必须事先填写"客户提供资料清单"，并经客户确认后妥善保管和使用，一旦项目完成应如实交还客户，以维护客户的利益。
6、保管人员在档案保存期内发生失窃，受潮变霉(包括电子文件丢失)或未经同意擅自外借，复印造成泄密或造成公司经济损失的，一律予以行政处分，情节特别严重，造成重大经济损失者，依法追究法律责任。
第五条 本规定解释权归浙江科佳工程咨询有限公司。
